「KGI」「KPI」「OKR」という言葉を、名前は聞いたことはあるけど、意味までは詳しく知らないという方も多いのではないでしょうか？
これらは業務管理指標としてとても重要な指標で、業務改善のためには無くてはならない存在と言っても過言ではありません。
今回は「KGI」「KPI」「OKR」とは何か、どのように運用していくのか、メリット・デメリット、設定方法を詳しく解説していきます。
業務管理やマネジメントに携わる方はぜひご一読ください。
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業務管理について
業務管理は企業における業績を最適化するために必要なマネジメントです。
業務管理指標を明確にすることで、部署や従業員それぞれが同じ目標に向かうことができるだけでなく、指標に沿った正しい評価をすることができます、
最終目標を達成するまでのプロセスを定量的な数値で可視化することで、進捗状況を常に把握できるようになり、改善に向けた行動や施策を適切なタイミングで行うことができ、業務改善に繋がります。
逆に指標がしっかりと定まっていないと、正しい判断ができなかったり、どのように行動していいのか迷ってしまい、業務効率が悪くなってしまいます。
業務管理指標について
企業や商材、ジャンルに応じて様々な業務管理指標が用いられていますが、多くの企業で取り入れられている業務管理指標が「KGI」「KPI」「OKR」となります。
3つの管理指標のうち、「KGI」と「KPI」はセットで使用され、「OKR」は単体で用いられることが多いです。
それでは各指標について説明していきます。
KGIとは
「KGI」は組織や企業が達成すべき最終的な大きな目標で「Key Goal Indicator」の略です。
日本語では「重要目標達成指標」と訳され、数値などで定量化された目標を設定します。
1年単位であったり数年単位での長期的な目線での、最重要目標をKGIとして設定します。
例えば「契約者数●万人」や「売上●万円」「顧客満足度 前年比50%UP」など、企業の成長のために最も必要な目標がKGIとなります。
定量的な数値で評価できる目標が好ましいとされています。
KPIとは
「KPI」は「Key Performance Indicator」の略で、「重要業績評価指標」と訳されます。
KGIの中間指数としてKPIが存在しており、各部署やチーム、プロジェクトごとの複数のKPIが達成されることで、最終的にKGIが達成されるというようなストーリーで目標設定されます。
3ヶ月〜半年単位でKGIよりも短い期間で設定されることが多く、プロジェクトの進捗やチームの達成率に応じて、次タームのKPIを設定していきます。
例えば、KGIを「1年で契約者数100万人」と設定し、契約獲得チームと顧客の解約防止チームの2チームが存在すると仮定します。契約獲得チームの半年のKPIを「契約者を60万人獲得」とすると、KPIが達成された場合は契約者数は60万人×2で年間120万人獲得することになります。
解約防止チームは「年間の解約者数を20万人以下に抑える」というKPIを設定していれば、2チームのKPIが達成されることで、KGIである「1年で契約者数100万人」を達成することができます。もちろん、複数のプロジェクトに複数のKPIが付随するため、実際にはこれほど単純ではありません。
KPIは、ホームページのアクセスなどにも活用されています。Google Analyticsなどの計測ツールを用いて具体的に数値化できることが重要です。
関連記事：【UA→GA4】Google Analytics 4 って何が変わったの？使い方とできることをキャプチャ付きで解説
OKR
「OKR」は前述のKGIやKPIと同じく業務管理指標ですが、KGIやKPIとは別の考え方となります。
「Objectives and Key Results」の略で日本語では、「目標と成果指標」と訳されます。
インテル社で構築されたOKRはGoogleやFacebookなどの有名企業でも取り入れられており、一つの目標（Objective）に複数のKR（Key Results）が付随するという形で成立しています。
基本的には部署やチームごと、個人ごとにOKRを設定していきます。
OKRの特徴
OKRでは高い目標（ストレッチゴール）を設定し、60〜70%の達成で成功とみなします。
KGIやKPIでは100%達成を目指しますが、OKRの場合はノルマ的な考え方ではなく、達成することは困難だが不可能ではない水準の目標を設定します。
また、振り返りは3ヶ月に1度行い、目標を再設定していきます。
頻度高く振り返りを行うことで方向性にズレが発生していないか、状況変化に対応できているかを確認することができます。
必要であれば期間中に目標を変更しても問題ありません。
むしろ目標をブラッシュアップしていくことが推奨されています。
Objectives
OKRのOはObjectives（目標）を意味し、シンプルで覚えやすく、数値では表すことのできない定性的な目標を設定します。
チームのモチベーションが高まるような目標が好ましいとされています。
「人々に必要とされる企業になる」「新商品を全国展開する」など、チームを鼓舞するような目標を設定します。
Key Results
OKRのKRとはKey Results（主要な結果）です。
Objectives（目標）に対してどれだけアプローチできたのかを計る定量的な数値を指標にします。
1つのObjectiveに対してKRは2〜5つ程度を設定します。
前述の通り、KRの達成率は60〜70%で成功となります。
自信度
OKRではKRを達成する自信がどれくらいあるのか、メンバーが目標の難易度についてどう感じているのかを指標化した「自信度」を定期的にヒアリングします。
達成の可能性を5段階評価のどこに該当するか、以下の5段階から自己申告で管理者に報告します。
- 簡単に達成できそう
- 頑張れば達成できそう
- 達成できるかできないか半々くらい
- ちょっと難しそう
- 達成不可能
自信度を通して管理者は進捗を把握することができます。
また、進捗状況をチーム内で共有することで、メンバー同士の協力体制を築くことも可能です。
1（簡単に達成できそう）や、5（達成不可能）だった場合には、都度OKRの再設定を検討します。
健全性指標
目標を達成するためにはメンバーや従業員のコンディションや体調管理も重要となってきます。
管理者は常にメンバーの健康状態をチェックし、必要に応じてサポートを行います。
また、目標達成のために間違った行動をしていないか、不要なリスクを犯してないかも確認することで、健全性を担保します。
進捗確認時とは別に1on1を定期的に実施するなど、コミュニケーションの場を持つことでメンバーの抱えている問題やチームの状況を汲み取ることができます。
業務管理指標のメリット
業務効率がUPする
業務管理指標を設定することで、会社として目指す目標や、個人個人が取り組むべき課題が明確になり、意思決定を行う際の指針となります。
また、方向性が明確になることで、無駄なタスクや意思決定のための議論が少なくなるため、効率良く業務を遂行することができます。
モチベーションとなる
会社としての目標が明確になるため、組織のモチベーションが上がります。
常にグループ全体で進捗状況を共有することで、チーム同士での助け合いや課題解決に尽力することで結束力も高まります。
評価基準を統一できる
業務管理指標を設定することで、チームや個人の評価基準を統一することができます。
もちろん数字だけでは測りきれない貢献度は別途評価する必要がありますが、業務管理指標を主軸に評価することで、従業員としても納得感を得られやすいです。
業務管理指標のデメリット
プレッシャーとなってしまう
業務管理指標を意識し過ぎてしまうと、従業員がプレッシャーに感じてしまいストレスとなってしまったり、パフォーマンスが下がってしまう可能性があります。
進捗確認の面談や1on1を定期的に実施し、コミュニケーションを取りながら、従業員のメンタル面を気にかけるようにしてあげましょう。
目標を意識しすぎてしまう
業務管理指標は行動指針となりますが、ときには柔軟な対応を求められる場面もあります。
また、目標を達成することに固執してしまい、無理矢理な営業を行ったり、会社のイメージやブランディングを悪くするような施策を行ってしまうことも考えられます。
あらかじめチームで認識合わせを行っておく必要があります。
「KGI」「KPI」「OKR」についてのまとめ
・KGIの中間指数としてKPIが存在しており、各部署やチーム、プロジェクトごとの複数のKPIが達成されることで、最終的にKGIが達成されるというようなストーリーで目標設定される。
・OKRは一つの目標（Objective）に複数のKR（Key Results）が付随しており、高めの目標設定に対して60〜70%の達成で成功とみなす。
・業務管理指標を設定することで、会社として目指す目標や、個人個人が取り組むべき課題が明確になり、無駄なタスクや意思決定のための議論が少なくなるため、効率良く業務を遂行することができる。
今回は業務管理指標である「KGI」「KPI」「OKR」について解説してきました。
目標が明確になることでチームや個人のモチベーションとなるだけでなく、評価の基準を統一化することができるようになります。
一方で目標がプレッシャーとなってしまったり、目標を達成するために悪質な手段を取ってしまう可能性があるため、管理者は定期的に進捗状況やメンタル面を気にかける必要があります。
業務管理指標を上手に活用して、チームの業務効率を改善していきましょう。
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