2023.02.28
2024.07.11
PR施策の企画書を"読まれる"ように作成するコツは？何を入れたら伝わるのか解説
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サービスを知ってもらうためのイベントやオンライン広告といった「PR施策を企画する際に作成するもの」が企画書です。社内に計画を伝える際に役立つ企画書ですが、どのように作れば良いか決まった正解がなく迷うことも多いでしょう。
ですが、決まった形はないとしても、関係者に方向性やスケジュールなどをしっかり伝えられる企画書には、ポイントがあるのです。
そこで今回は、「企画書の書き方が分からない」「企画書が通らないどころか、最後まで読んでもらえない」と悩む方に向けて、PR企画を行っている我々が考える"企画書を作るコツ"をお伝えします。
何を書くべきか、そして実際に書くときのポイントを押さえてしまえば、企画書作成は難しいことではありません。ぜひ参考にしてみてください。
例えば、イベントのようなPR施策を成功させるには、良い企画だけでなく盛り上げ方や認知拡大がカギを握ります。詳しくは「PR目的のイベントを成功させるには？企画のコツや開催するメリットを解説」がおすすめです。
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企画書とは何か？
そもそも企画書とは、新しい事業やプロジェクトを開始する前に、その計画を文書化したものです。
企画書には、その事業やプロジェクトの目的、目標、戦略、予算、スケジュール、人員配置などが含まれます。
企画書は、プロジェクトの概要を理解するための重要な資料であり、出資者や関係者に提出することで、その事業やプロジェクトの支援や承認を得るためにも利用されます。
よく企画書と混同されるのが「提案書」ですが、この二つは厳密には目的と使用用途に違いがあります。
企画書は、プロジェクトやビジネス計画について、具体的なアイデアや計画をまとめたものであり、一方の提案書は、既存の問題を解決するためのアイデアを提案する文書です。
提案書は、顧客に対して、自分たちのアイデアが顧客のニーズにどのように対応するのか、どのように実行可能なのかを説明することを目的としているため、提案者自身の能力と信頼性をアピールするために必要な情報が含まれることが一般的です。
なぜPRの成功には企画書が必要なのか？
プロジェクトを進めるためには、まずチーム内の意思決定者や外部の関係者に提案し、そして企画書を提出しなければなりません。どんなプロジェクトも、創造神話のように「光あれ！」と宣言してリソースが現れ、プロジェクトが始まるわけではないからです。
つまり、成功しているPR施策は必ずといって良いほど入念な計画があります。無計画での成功は、運頼みで再現性もありません。
また、チームの意識が統一されることで予想以上の成果を挙げることも期待できるのです。だからこそ、イベントなどのPR施策を実施する上で、企画書の存在は欠かせない資料なのです。
企画書を作る際の例を挙げてみましょう。例えば、上司や取引先に何かアイデアを伝えるといった時、手段としては口頭やメモで伝えるということがあります。
しかし、もし企画書を作成せずに、口頭や単なるメモ書き程度で共通認識を図ろうとすると、該当情報を受け取った側からすれば、あまり重要とは思われないままその案件が扱われ、いつしか話が進まなくなったということはよくあることです。
プロジェクトを進行させるために、企画書によってアイデアを可視化して周囲に伝えることや、計画の具体性を示すことで、上司にとっては「取り組むべき価値のある企画」だと認識させることになるのです。自分の中ではイメージできているから必要ない、と思うことがあるかもしれません。
ですが、周囲からの協力を得るために大切なツールだという意識を持って、良い企画の可視化を心がけてみてください。
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PRの企画書に必要な要素を理解する
企画書作成で一番悩みとなるのが、どの情報を記載すればいいのか、という点ではないでしょうか。
ここからは、企画書作成に必要な要素を紹介します。
PR施策の目的を決める（KGI）
企画書を作成するにあたり、目的は必ず明確に記載する必要があります。
イベントを成功に導くためには、スタッフ一同が同じ方向に意識を向けることが重要になります。
目的が不明瞭なままだと、社内外の関係者にイベントの価値を伝えられず、イベントに関わるメンバーの認識がずれてしまいます。
そのため、何のためのイベントなのか、という目的を明確に記載し、スタッフ間で共有することが重要となります。
イベントを企画しているとつい、「こんなことをやってみたい」とアイデアが先走りがちですが、必ず目的を言語化し、固めておきましょう。
企画実施によって達成したい数値目標を決める（KPI）
イベント企画書には、目的に沿った具体的な目標（ゴール）を設定しましょう。
「なにをもってイベント成功とするか」を判断できるような数値や指標を設けることが理想です。
具体例としては、「来場者数○○人以上」「売り上げ○○○円達成」「顧客満足度○○％以上」と目的に沿った判断基準の設定を心がけましょう。
また、その数字を達成することによってどのような利益を生み出すことができるのかも説明できれば理想的です。
目標の設定は企業にもたらすイベントによるメリットを表すだけでなく、フィードバックや事後分析においても役立つ企業成長の一助となります。
関連記事：KGI・KPI・OKRの違いとは？正しい設定方法やメリット・デメリットを解説
PRのターゲットを決める（ターゲティング）
マーケティング上の目的に適ったイベントを開催する上では、誰に参加してもらうのかは言うまでもなく非常に重要なポイントです。
イベントの想定参加者数を満たすためには、興味を持ってくれた人であれば誰でもターゲットになりうるという考え方もありますが、参加者を適切に選定しておかなければ、イベントへの満足度や評価も変わってきてしまいます。
参加者に有意義な体験を提供しながら、的確にメッセージを伝え、こちらが期待するアクションを促すために、ターゲットの精査は非常に重要です。
PR施策に必要な予算を見積もる
イベントの概要が決まってきたら、必要な予算を記載します。
可能な限り予算の「項目」と「金額」を一覧にまとめ、予算の見える化を意識しましょう。
何にいくら費用がかかるのか、企画段階で必要な金額と内訳を把握しておくのは、イベント実施の承認を得るうえで重要です。
会場費、飲食費、機材費、運営スタッフ費など、項目ごとに予算化することで、見落としがちなツールを洗い出す機会にもなり、予算取りにおける外部からの目にも説得力ある資料が作成できます。
実施する日程・場所を決める（スケジュール）
イベントの開催日時と場所は、イベント参加者やスタッフが参加しやすいように選定する必要があります。
また、日程や場所については、様々な要因が考慮される必要があります。
例えば、競合するイベントがないか、交通アクセスが良好かどうか、天候なども含めて検討する必要があります。
スケジュールの重要性
スケジュールは、イベントの全体像を把握しやすくするために重要な要素です。
イベントの開催時間やプログラムの進行順序、各種手順などを記載することで、スムーズな運営ができるようになります。
スケジュールに関する認識齟齬は、イベント運営で最も避けたい要素の一つです。
この点をクリアにするためにも、細かなスケジュールを企画書に記載しましょう。
宣伝・広告戦略を決める
企画書には、イベントを宣伝・広告するための戦略を明確に記載する必要があります。
宣伝・広告戦略は、イベントの成功に直結する要素の一つであり、メディアプラン、広告プラン、プロモーション戦略などを提案することが必要です。
関連記事：イベント集客を広告で成功させるには？運用テクニックから広告に頼らない施策まで紹介
運営体制・スタッフを決める
最後に、イベントを運営するための体制やスタッフの構成を明確に記載する必要があります。
イベントの成功には、優秀なスタッフが不可欠であり、適切な体制で運営することが求められます。
体制やスタッフについては、役割分担や職務内容、必要な人数、業務スケジュールなどを記載することが重要です。
関連記事：地域イベントで町おこしをするには？効果的なPR方法や過去のイベント事例を紹介
伝わる企画書に仕上げるコツは見栄えより骨組み
企画書に記載すべき要素を複数ご紹介しましたが、情報が多すぎたり、必要な情報が欠落していたりすると、逆にイベントの失敗につながる可能性があります。
そこで、ここからは必要要素を入れた企画書の骨組みを作るコツを紹介します。
見栄えは後回しで簡潔にまとめる
まず大前提として、企画書は内容を理解してもらい、相手に「何をしてほしいか」が伝わらなければ意味がありません。つまり、共感・納得してもらい認識を統一するためのツールです。
そのため、企画書をまとめるコツを一言でいうと、「何を伝えるべきか」が自分自身の中で明確に理解できていなければなりません。
また、作りながら細部にこだわった説明を入れすぎてしまえば、一番伝えたい事項が曖昧になってしまうこともあります。これでは本末転倒なため、たった一つの主張を支えるための最小限の情報に留めましょう。
他にも、上手くまとめるために「綺麗な図・イラスト」を入れることが求められていると勘違いしがちです。ですが、重要なのは企画書を使って「誰をどのような行動に導きたいか？」ということです。
だからこそ、見栄えよりも伝えるべきポイントは何か？をしっかり定めてから作成することが大切です。企画書は見せ方も大事ですが、それ以上にストーリー展開（論理性）を意識しましょう。
5W1Hで整理する
納得してもらうストーリー展開を整理したときに、その展開から漏れる情報は入れるべきではなく、必要な情報だけ入れれば良い、というのがシンプルな考え方です。
そしてストーリー整理のためには、綿密な調査と論理的に無理のないよう情報を整理して順序だてて説明することが重要です。
情報の整理には、次のような5W1Hを活用して検討すると誰でも簡単に頭の整理ができるのでおすすめです。
- What：イベントを通じて何を実現したいのか
- Why：なぜそのイベントをする必要があるのか
- Who：イベントの主体は誰で、ターゲットは誰なのか
- When：いつ実行すべきなのか
- Where：どこで実行するのか（オンライン？オフライン？）
- How：実行するために何をすればよいのか。（費用やリソースを含む具体的な手段）
上記に当てはめて思考の整理ができれば、あとはそれを紙に落としていくだけです。
綺麗な図式やイラストを使うことが優先されてしまいがちですが、この思考のプロセスこそが一番大切で、このプロセスから漏れる情報は企画書の段階では必要ない“細かすぎる情報”と理解してよいでしょう。
実際、企画書に基づき説明をする機会があるときに、相手の不意な質問にも対応できなかったり、十分に説得しきれなかったり、不甲斐ない結果になってしまいます。
また、じっくり思考するためには、メモや裏紙でもよいので書き出すことが重要です。
まとまっていなくてもよいのでとにかく書き出して、客観的に見つめなおすという繰り返しをするうちに頭が整理されて企画の全体図像がはっきりとしてくるでしょう。
PRに取り組む上で、「ゆるキャラの人気を上げるには？」という資料で具体的な企画テンプレートを公開しているので、良ければダウンロードして参考にしてみてください。
企画書を作るソフト・ツールは何を使うべき？
企画書を作成する際には、WordとPowerPointの2つのオフィスソフトが使われることが一般的です。
Wordは文章を中心に作成する場合に、PowerPointはグラフィックを多用する場合に向いていますが、ここではWordとPowerPointのそれぞれのメリットとデメリットを紹介します。
Wordのメリット
Wordは、文章を中心に企画書を作成する場合に最適です。
文章のスペースや字間、フォントの変更など、細かな修正が自由自在にできます。
Wordは、印刷物として完成度が高いという特徴があり、フォントやスペースを自由に調整できるため、きれいなレイアウトを作成することができます。
また、グラフや表も簡単に作成できるため、文章と組み合わせて、より分かりやすい資料を作成することができます。
Wordのデメリット
一方、Wordは文章を作成するソフトなので、基本的に文章だけで相手に理解してもらわなくてはいけません。
当然のことですが、文章力が低いと読み手が理解しづらくなってしまいます。
また、冗長な文章も読みづらいものです。
できるだけ要点を絞って簡潔に記載するように心がける必要があります。
文章中心のソフトウェアであるため、視覚的なアピールが弱いという特徴があります。
グラフや写真を多用して視覚的にインパクトを与える企画書の場合は、PowerPointを使用することをおすすめします。
PowerPointのメリット
Wordと比較してグラフィックを多用する場合に向いています。
グラフィックを自由に配置できるため、見やすいレイアウトを作成することができます。
また、グラフや表も簡単に作成できるため、分かりやすい資料を作成することができます。
テキストやグラフィックのアニメーションを付けることで、より魅力的なプレゼン資料を作成することができます。
PowerPointのデメリット
文章を編集することが得意ではない PowerPointは、文章を中心に作成することが得意ではありません。
また、 PowerPointは、プレゼン資料を作成するために設計されているため、レポートなどの長文の作成には向いていません。
どちらのソフトウェアを使用するべきかは、作成する企画書の内容によって異なりますが、イベントの企画書は視覚的なイメージを必要とする場合が多いと思います。
その際は、PowerPointの活用をおすすめします。
PR施策の企画からサポートしてもらう
イベントの盛り上げ方といったPR施策の企画は、動画制作だけでなく数々のイベントの認知拡大を支援してきた当ブログを運営するNOKID(ノーキッド)がおすすめです。おすすめのポイントは以下のような点です。
1.イベント・プロジェクト企画からPRまで対応可能な企画力
イベントの成功には、どれだけの見込み客にイベントを知ってもらい、興味を持ってもらえるかがカギを握ります。素晴らしいイベントであったとしても、上手くPR活動を行わなければ知られることはなく盛り上がりにかけた状態で終了を迎えます。
NOKIDでは、どのようにオンラインでイベントを認知させていくか、そのために適した動画はどんな内容にすべきか、といった企画から支援してきました。
SNSを効果的に活用することで、イベント開催前から認知を広げるだけでなく、開催期間中にも飽きさせず盛り上がりを演出することで「参加はしていないユーザーにも興味を持つきっかけを作る」ことまで工夫を凝らしました。
企画書を作るコツについてのまとめ
本記事では、イベント企画書を作成する目的や作成方法・作成するときのポイントなどについて紹介しました。
・企画書は、イベント全体の設計図のようなもので、イベントを成功させるためには必要不可欠
・十分な時間をかけて、細部にわたって作成することで、イベントの成功につながることが期待できる
企画書は「相手に納得してもらう」ためのツールであることを忘れず、企画書の作成に取り掛かることをおすすめします。
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